哈尔滨市人民政府关于印发《哈尔滨市〈国家行政机关公文处理办法〉实施细则》的通知
哈政发〔2002〕11号
哈尔滨市人民政府关于印发《哈尔滨市〈国家行政机关公文处理办法〉实施细则》的通知
各区、县（市）人民政府，市政府各委、办、局：
现将《哈尔滨市〈国家行政机关公文处理办法〉实施细则》印发给你们，请认真贯彻执行。
二ОО二年七月十一日
哈尔滨市《国家行政机关公文处理办法》
实 施 细 则
第一章总则
第一条 为贯彻落实《国务院关于印发〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》（国发〔2000〕23号）和《黑龙江省人民政府关于印发〈黑龙江省国家行政机关公文处理办法实施细则〉的通知》（黑政发〔2001〕16号），使全市各级行政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定《哈尔滨市〈国家行政机关公文处理办法〉实施细则》。
第二条 本细则适用于我市各级政府和政府各部门及其所属单位。各地区、各部门和单位要依照本细则，认真做好公文处理工作。
第三条 行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。各级行政机关应有效地运用这一工具，为经济建设和社会发展各项事业服务。
第四条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第六条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第七条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本细则，并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第八条 各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
第九条 各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。
第二章 公文种类
第十条 行政机关的公文共13种。
（一）命令（令）
适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。
（二）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（六）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（八）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（九）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（十一）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十二）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十三）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十一条 公文一般由秘密等级及保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、落款、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）秘密等级及保密期限。涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。秘密等级用3号黑体字顶格标注于版心右上角第1行，两字之间空1字格距离；如需同时标识保密期限，标识方法与秘密等级相同，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，秘密等级两字之间则不空1字格距离。“绝密”、“机密”公文应在公文首页左上角用阿拉伯数字标明份数序号。
（二）紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。用3号黑体字顶格标注于版心右上角第1行，两字之间空1字格距离。如需同时标注秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标注于版心右上角第1行，紧急程度顶格标识于版心右上角第2行。电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（三）发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成。特定的公文可只标识发文机关全称。行政机关联合行文，主办机关名称排列在前，行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，发文机关名称按党、政、军、群顺序排列，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。联合行文机关较多时，须保证公文首页显示正文。各级政府、各级政府办公部门、各级行政职能和工作部门的发文机关标识一律统一式样（联合行文除外），字体使用小标宋体字，套红印刷，用字规格应小于22mm×15mm（高×宽）。平行文或下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、紧急程度、秘密等级及保密期限，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。
（四）发文字号。由所在行政区域代字、机关代字、文种代字、年份和序号组成。如哈尔滨市人民政府文件的发文字号为：“哈（所在行政区域代字）政（机关代字）发（文种代字）〔200×〕（年份）×号（序号）”。发文字号一般在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，在红色反线之上4mm处居中排布。函件的发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识。上报公文的发文字号在红色反线之上4mm处，居左空1字格标注。联合行文，只标明主办机关发文字号。
所在行政区域代字应使用规范化简称。如市政府各部门发文字号中的所在行政区域代字一律使用“哈”。
机关代字应使用规范化简称。如市交通局，应在“哈”后加“交”字。
文种代字一般用“呈”（上行文）、“发”（下行文）和“函”（平行、下行文或不相隶属机关的行文）3种。也可根据需要增设其他1至2种。
年份一律采用公元纪年全称，用六角括号“〔〕”括起，如〔2001〕，不得使用〔01〕之类简称。
序号为每年同一文种按发出时间顺序编流水号，序号不编虚位，即1不编为001，不加“第”字。
（五）签发人。 各级行政机关上报的公文应当注明签发人姓名，联合行文还要注明会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人（应为主办单位的具体承办人员）的姓名和电话。签发人姓名一律在红色反线之上居右空1字格标注，签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
（六）公文标题。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。一般由介词“关于”、事由和文种组成，下行文要标明发文机关（平行文、上行文不标注发文机关）。
如转发文件，原件标题过长时，可采取对原件标题进行摘要的办法处理。
公文标题中文种部分要符合法定行文关系，与公文的内容、性质相吻合。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
公文标题在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（七）主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送机关在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标注，回行时要顶格，在最后一个发送机关名称后标全角冒号。多家主送机关中间可加顿号、逗号。命令（令）、决定、会议纪要的主送机关标注于主题词之下，命令（令）、决定左空一字格标“主送”二字，会议纪要标“已发”二字，后加全角冒号，然后依次注明主送机关，最后一个主送机关后加句号。主送机关的全称、特称、单称概念，均应使用统一的文字表达形式，不得前后不一。如市政府下行文件的全称概念为“各区、县（市）人民政府，市政府各委、办、局”；特称为“各有关区、县（市
）人民政府，市政府各有关委、办、局”；单称为“××县人民政府”、“市××局”。
（八）公文正文。 主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字和年份不能回行（可采取调整字距的办法处理）。正文要简明扼要，层次清楚。
（九）附件，即需要补充和注明的相关材料。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号，要使用阿拉伯数码（如“附件：1.××××”），名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标注“附件”，有序号时标识序号（如“附件2”）。附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标注公文的发文字号并在其后标识附件（有序号的要注明序号）。
（十）落款。包括行文机关名称和成文日期两部分。
下行文不标行文机关，上行文、平行文标注行文机关全称（包括单一机关和联合机关行文）。行文机关标注于正文文尾右下方，依右侧版心线空4字格向左排。
成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发的日期为准。电报以发出日期为准。并用汉字将年、月、日标全，“零”写为“O”。“一月”不能写作“元月”。
成文日期标注于正文文尾右下方，依右侧版心线空2字格向左排，如标注发文机关，成文日期置于发文机关下一行。
（十一）印章。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，一律加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关均要加盖印章。加盖印章要端正、居中。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的办法处理，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法。
印章加盖分两种情况，一是印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；二是印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。联合行文时，不管个别印章适合哪种加盖方式，只能采用同种加盖方式，以保证印章排列整齐。
（十二）附注。公文如有附注（需要说明的其他事项），如“此件以传真形式发出”、“此件不登报”等，居左空2字格加圆括号标注于成文日期下1行。“请示”类上行公文要在相应位置注明联系单位、联系人和电话。
（十三）主题词。公文应当标注主题词。“主题词”三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字格，标于抄送栏横线之上。标注主题词应按国务院制定的主题词表进行标注，如在表中查不到合适的类属词，可自行编写，但要在其后“△”符号加以区别。
（十四）抄送机关。指除主送机关以外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关在主题词下1行；左右各空1字格，用3号仿宋体字标注“抄送”，后标全角冒号；抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列，抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。同一层次的抄送机关依党、、军、群顺序排列。
人大、政协、法院、检察院另起一行列于抄送机关最后。
（十五）印发机关和印发日期。印发机关是指公文的印制主管部门，印发日期以公文付印的日期为准。印发机关和印发日期位于抄送机关之下，占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字格，印发日期右空1字格。印发日期用阿拉伯数字标识。印发机关和印发日期横线右
下角标注“共印××份”。
（十六）公文用字。文字从左至右横写、横排。批语用3号楷体字，公文标题用2 号小标宋体字，文内第一层级标题用3号黑体字，第二层级标题用3号楷体字。正文用3号仿宋体字，正文一般每面排22行，每行排28个字。
（十七）公文用纸。一律采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
（十八）公文页码。公文页码用4号单角白体阿拉伯数码标识在版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。双面印刷的公文单页码居右空1字格，双页码居左空1字格，单面印刷的公文页码居中标注。空白页和空白页以后的页不标识页码。
（十九）公文表格。公文如需附表，对于横排A4表格的页码，应将页码置于表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码横表表头在订口一侧，双页码横表表头在切口一侧。如需附A3表格时，该表格应处于封三之前位置，而不应将表格贴在封四上。
第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要，注重效用。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。有隶属关系的机关应当遵循逐级行文的原则，一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级行文的，应当说明原因并抄送被越过的机关。
第十四条 各级政府的文件，除向上级政府的请示、报告和对下级政府的批复外，其内容必须是带有全局性的重大问题，包括全局性重大方针政策的发布，全局工作或一个时期的重要工作部署，对某些重大问题或行动的决策等。
第十五条 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，不经本级政府授权，一般不得向下一级政府正式行文；如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公厅（室）转发。
第十六条 部门内设机构除办公室（秘书处）以外不得对外正式行文，即部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。
第十七条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党的机关和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第十八条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门，由主办部门先行审核后，再送协办部门会签，最后由主办部门领导签发。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明“经×政府同意”字样。
第十九条 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
第二十条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
第二十一条 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第二十二条 各级行政机关的公文处理工作，应贯彻“党政分开”的原则，凡属于各级行政机关职权范围内的工作，不要请求以同级党组织名义或同级党组织与行政机关联合名义发文。各级行政机关的公文，不得对党的组织作指示、交任务。
第二十三条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。
第二十四条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”；上级机关也不得以公文形式向下级机关负责人作“指示”、提“意见”。
第二十五条 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第二十六条 上行文应当按照上级机关规定的份数报送（上报市政府的公文为一式5份）。
第五章 发文办理
第二十七条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十八条 草拟公文的具体要求
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为（1）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十九条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
第三十条 主办部门代上级机关草拟的文稿，需经部门办公室（秘书处）审核，并经部门负责人签批，按规定份数打印，通过机要交换或直送上级机关的办公部门。不得将代拟文稿送领导同志个人签批。
各主办部门代上级机关草拟的文稿，特急件应提前1个工作日、急件应提前2个工作日、普件应提前4个工作日送上级机关办公部门。审核部门对特急件应在半个工作日、急件应在1个工作日、普件应在3个工作日内审核完毕。
对不符合要求和规定的代拟稿，上级机关可将其退回主办单位改写。
第三十一条 公文送负责人签发前，应当由办公部门进行审核。审核的重点是：
（一）文稿的基本情况是否符合受理要求。
1、代拟稿须经主办部门领导签署明确意见、姓名和时间。涉及其他部门职权范围的事项，须由主办部门负责联系会签，并达成一致意见。
2、主件、附件完备，附有必要的背景材料。
3、主送、抄送单位的写法清楚、准确，凡简称“有关单位”的，应附详细名单。
4、代拟稿必须是打字稿，一式2份，符合存档要求。
（二）是否需要以本机关或部门名义行文。
（三）需要行文的以何种名义行文。
（四）拟发文稿内容是否符合下列条件：
1、内容符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规，与市委、市政府已经发布、仍在执行的政策及规定不发生矛盾。
2、观点正确，情况属实，措施可行。
3、结构合理，条理清晰，简明扼要，表述明确。
4、遣词造句符合语法，无错别字。
5、标点符号、数字、计量单位、人名、地名、专用术语、引文字号等规范。
6、公文文种、标题、主送单位、抄送单位、密级、急缓程度、主题词符合规定。
第三十二条 以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
第三十三条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
第三十四条 公文由保密部门指定的印刷单位印制。
第三十五条 铅印的公文，由印刷部门套印公章，微机处理的公文，由指定的公文管理人员按规定加盖公章。
第三十六条 公文由办公部门指定的人员分发，经登记后，交机要人员通过机要交换发出。
第六章 收文办理
第三十七条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十八条 签收、登记。收到文件要严格履行签收手续，并及时按照封皮号、文件字号、份数“三对照”原则进行详细登记。
第三十九条 审核。收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
第四十条 拟办、批办。经审核，对符合本细则规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者转交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本细则规定的公文，经办公部门负责人批准后，退回报送单位并说明理由。
第四十一条 承办。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。特急件应于当日办完，急件2日内办完，普件5日内办完。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办部门并说明理由。
各有关部门收到上级机关下发或交办的公文，由本部门的办公室（秘书处）提出拟办意见，送负责人批示后办理。
对上级机关交办的公文，主办单位要负责与协办单位研究办理，在职权范围内可以答复、办理的，应将办理结果直接答复有关部门并同时抄送交办单位。遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。
第四十二条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第四十三条 催办。送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘人员要负责催办，特急件跟踪催办，急件当日催办，平件3日催办一次。
第七章 公文归档
第四十四条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第四十五条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
第四十六条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十七条 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。
第四十八条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第四十九条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第五十条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第五十一条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
第五十二条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第五十三条 公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第五十四条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章，并应视同正式文件妥善保管。
第五十五条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第五十六条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。
第五十七条 销毁秘密公文应当到指定场所由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
第五十八条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十九条 密码电报的使用和管理要按照有关规定执行。密码电报原则上不得翻印、复印，如翻印、复印须经本机关负责人或者办公厅（室）主任批准。不得密电明复、明电密电混用。
第九章 附则
第六十条 行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。
第六十一条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前，各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。
第六十二条 各级行政机关的办公部门对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。
第六十三条 本细则自发布之日起施行。